위험성평가 기록과 개인 음주측정 기록의 보존 근거 구분

사업장에서 음주 측정을 운영하면 서로 성격이 다른 두 기록이 생긴다. 하나는 작업 중 사고·건강장해로 이어질 수 있는 유해·위험 요인을 찾아 개선대책을 세운 위험성평가 문서이고, 다른 하나는 특정 사람이 특정 시점에 측정한 음주측정 결과다. 두 자료가 같은 안전관리 과정에서 만들어졌더라도, 작성 목적과 담긴 정보가 같지는 않다.

위험성평가는 산업안전보건법 제36조에 따라 사업주가 작업행동 등을 포함한 유해·위험 요인을 파악하고 위험을 줄일 개선대책을 수립·이행하는 절차다. 이 조항은 위험성평가 결과를 고용노동부령에 따라 기록·보존하도록 정한다. 그러나 이 규정을 개인별 음주측정 원자료 전체를 같은 방식으로 보존해야 한다는 근거로 바로 넓혀 해석하기는 어렵다. 핵심은 문서의 제목이 아니라 각 자료가 왜 필요한지 구분하는 데 있다.

위험성평가에서 남겨야 할 내용

위험성평가 결과에는 어떤 작업 또는 작업행동에서 위험이 확인됐는지, 그 위험의 크기를 어떻게 판단했는지, 어떤 개선대책을 정해 실행했는지가 중심이 된다. 음주로 인한 판단력 저하나 차량·장비 운행 전 확인 절차가 사업장의 위험 요인으로 검토됐다면, 평가 문서에는 그 위험 요인과 예방 절차, 개선조치의 이행 여부가 담길 수 있다.

여기서 중요한 것은 평가 문서가 개인의 측정값을 모아 두는 파일과 같지 않다는 점이다. 예를 들어 측정 절차의 누락 가능성이 확인돼 재안내와 절차 보완을 했다면, 위험성평가 문서에는 누락 가능성, 보완한 절차, 실행 시점처럼 개선조치를 설명하는 정보가 우선이다. 개인별 수치나 성명은 그 개선조치를 설명하는 데 반드시 필요한 정보인지 별도로 따져볼 대상이다.

개인 음주측정 결과는 별도 자료다

개인 음주측정 기록은 누가 언제 측정했는지, 측정 확인 또는 재확인이 있었는지처럼 특정 개인과 연결될 수 있는 정보다. 따라서 위험성평가 결과와 달리, 수집 목적과 이용 범위, 보관 필요성을 독립적으로 정리할 필요가 있다. 업종별 특별 규정이나 조직 내부 절차가 개인 기록의 보관을 요구하는 경우가 있는지도 위험성평가 기록과 분리해 검토해야 한다.

특히 측정기에서 내려받은 원자료, 현장에서 출력한 결과지, 담당자가 만든 확인 목록은 모두 같은 문서가 아니다. 원자료는 측정 당시의 값을 담을 수 있고, 확인 목록은 측정 실시 여부를 관리하기 위해 만들어질 수 있으며, 위험성평가 보고서는 위험을 줄이기 위한 조치를 설명한다. 같은 폴더에 저장됐다는 이유만으로 보존 근거나 처리 목적까지 같아지는 것은 아니다.

집계 자료는 개인별 원자료를 그대로 복제하지 않고도 절차의 문제를 보여줄 수 있다. 예컨대 특정 기간에 측정 절차 안내가 누락된 횟수나 재교육 실시 여부처럼, 개선대책 판단에 필요한 범위로 정리하는 방식이다. 개인 식별이 필요하지 않은 보고 자료까지 개인별 결과표로 만들면, 평가 문서에 불필요한 정보가 계속 남을 가능성이 커진다.

한 파일에 섞일 때 생기는 문제

위험성평가 보고서에 개인별 측정 결과표를 관행적으로 첨부하면, 서로 다른 자료가 하나의 보존 흐름에 묶인다. 이후 평가 문서는 계속 보관해야 하는데 개인 목록은 별도 기준에 따라 정리해야 하는 상황이 생겨도, 어느 부분을 남기고 어떤 사본을 정리해야 하는지 판단하기 어려워진다. 회의 자료, 발표 화면, 메일 첨부본에 같은 표가 반복되면 관리 대상은 더 늘어난다.

가정한 사례를 보자. 운송 업무 전 음주 측정 절차를 위험성평가에 반영한 사업장에서, 월간 평가보고서에 모든 운전자의 측정 결과표를 붙였다고 가정한다. 이후 관찰 결과, 실제로 개선대책을 판단하는 데 쓰인 정보는 ‘측정 절차가 정해진 시간에 실시됐는지’와 ‘누락 시 재안내가 이뤄졌는지’였다. 이때 해석은 개인별 수치 전체가 아니라 절차의 이행 상태가 평가 문서의 핵심이라는 것이다.

가능한 조치로는 평가보고서에는 절차의 위험 요인과 개선 결과를 적고, 특정 측정 사실의 확인이 필요한 개인 원자료는 별도 보관 위치와 접근 권한으로 관리하는 방법을 검토할 수 있다. 완료 기준은 보고서만 보아도 어떤 위험을 어떻게 줄였는지 설명할 수 있고, 개인 측정 기록은 왜 남아 있는지와 누가 열람할 수 있는지가 자료별로 구분된 상태다. 이미 자료가 섞여 있다면 임의로 내용을 지우기보다 원본·사본과 배포본의 위치를 먼저 파악한 뒤 정리 범위를 검토하는 편이 안전하다.

보존표에는 기간보다 먼저 목적을 적는다

기록 목록이나 보존표를 만들 때는 ‘음주측정 자료’처럼 넓게 한 줄로 적기보다 자료를 나눠 적는 것이 출발점이다. 각 항목에 작성 주체, 작성 시점, 사용 목적, 저장 위치, 열람 가능한 사람, 보존을 끝내는 조건을 붙이면 위험성평가 문서와 개인 기록이 뒤섞이는 일을 줄일 수 있다. 법령상 보존 대상으로 확인된 자료와 조직 운영을 위해 추가로 보관하는 자료도 구분해 적어야 한다.

측정 장비가 데이터를 저장하는 기능과 조직이 해당 데이터를 얼마나 보관할지는 다른 문제다. 장비의 저장 가능 기간은 기술적 기능일 뿐, 위험성평가 결과의 법정 보존 범위나 개인 측정 기록의 보관 필요성을 정해 주지 않는다. 따라서 장비 교체, 파일 내려받기, 출력물 보관 같은 운영 단계에서도 어떤 자료를 어떤 목적으로 옮기는지 기록 목록에 맞춰 관리할 필요가 있다.

평가 문서의 역할을 좁고 분명하게 유지한다

산업안전보건법 제36조가 정한 위험성평가의 초점은 유해·위험 요인을 찾고 위험을 줄이는 개선대책을 수립·이행하는 데 있다. 음주 측정 절차를 평가에 포함하더라도, 평가 문서는 개인별 측정값을 장기간 축적하는 수단이 아니라 위험 요인과 개선 결과를 설명하는 문서로 구성하는 편이 이 목적에 맞는다.

결국 보존 근거는 ‘음주 관련 자료’라는 공통 이름으로 정하지 않는다. 위험성평가 결과인지, 개인 측정의 원자료인지, 절차 개선을 위한 집계인지부터 구분해야 한다. 그 구분이 되어야 법 제36조에 따른 평가 기록의 보존과 개인 기록의 처리 필요성을 각각 검토하고, 불필요한 개인 정보가 평가 문서에 붙어 남는 문제도 줄일 수 있다.

※ 이 글은 일반 정보이며 개별 사안에 대한 법률 자문이 아닙니다. 구체적인 사안은 변호사 등 전문가에게 확인하시고, 법령은 개정될 수 있으니 국가법령정보센터에서 최신 내용을 확인하세요.

참고 자료

• 산업안전보건법 제36조